Trabalho em equipe no home office: conheça as 8 melhores ferramentas

Com a chegada da pandemia do coronavírus (Covid-19), grande parte do mundo corporativo não estava preparado para a crescente onda de home office. A tendência do trabalho remoto, presente em algumas empresas, ainda não era uma realidade e nem cogitada por muitas organizações. 

A obrigação do home office para garantir o funcionamento das empresas em período de quarentena trouxe à tona algo que antes não se falava: a importância da garantia da operação de um negócio de forma virtual.

É óbvio que nem todas as empresas conseguem operar de forma 100% virtual, afinal de contas, milhões de produtos e serviços são físicos. Mas, em todo caso, uma parcela da empresa pode sim (e talvez deva, a partir de agora) operar de forma on-line, com cada colaborador exercendo a sua função onde estiver.

É claro que esse processo não é da noite para o dia, mas listamos 8 ferramentas que podem ajudar você a melhorar a performance dos seus colaboradores.

Separamos algumas ferramentas por ordem de transição, ou seja, do que devemos* fazer primeiro até a última etapa. E, ah! Muitas delas têm versões gratuitas.

*De acordo com a nossa opinião, claro.

1. Antes de tudo, vamos organizar as tarefas e distribuí-las

O pior medo de um marinheiro é perder o controle da roda do leme. E para que isso não aconteça nas empresas, precisamos organizar os projetos e seus respectivos processos de desenvolvimento. É importante saber quem faz o quê, qual o tempo para realização da tarefa, quais são os prazos e, principalmente, ter ideia global do andamento do que é feito em home office pelos colaboradores. Quatro gerenciadores de projetos e organizadores de tarefas:

Trello

O Trello é uma popular plataforma de gerenciamento e organizações de tarefas, individuais e em equipe. Seu funcionamento básico consiste em quadros, incluindo objetivos, que são distribuídos entre colunas. Possui muitas opções de customização e pode se adaptar conforme as demandas de cada usuário.

Uma das formas mais comuns de organização do Trello é através de etapas e prazos. A ferramenta é gratuita e permite incluir informações sobre prazo de entrega, objetivos e qual pessoa está responsável por cada uma das partes do projeto.

Asana

Esta é uma ferramenta de comunicação em grupo baseado em nuvem que evita os montes de e-mails trocados. Além de monitorar conversas e projetos, oferece serviços de gestão: como a divisão de tarefas, os prazos totais e os níveis de prioridade de cada uma delas.

É possível experimentar a ferramenta gratuitamente, com a possibilidade de assinar os serviços premium.

Runrun.it

A plataforma ajuda a gerenciar a equipe, mantendo o fluxo de trabalho organizado e as tarefas priorizadas. Seu diferencial é integrar a gestão, o tempo de realização das tarefas e o desempenho dos funcionários. O RunRun.it facilita o feedback entre gestor e equipe e gera relatórios detalhados. “É possível ter uma visão clara de quais são os gargalos da empresa, saber como os funcionários estão gastando o tempo e reconhecer quem efetivamente está produzindo mais e melhor”, afirma Antonio Carlos Soares, cofundador e CEO da RunRun.it. 

Até cinco usuários, o serviço é grátis. Acima disso, a empresa oferece outros quatro planos – o preço varia de R$ 40 a R$ 800, dependendo do número de interessados.

Any.do

O Any.DO funciona como muito outros aplicativos, no entanto sua interface permite que você tenha um maior controle sobre suas tarefas e sua rotina no decorrer da semana. Isso é essencial para quem precisa se organizar com antecedência.

2. Preciso organizar as minhas subtarefas

Nem tudo precisa ser colocado nos gerenciadores de demanda, pois são situações do processo de trabalho pessoal de cada um. O foco é entregar a tarefa demandada, mas cada um pode organizar as suas entregas (respeitando o prazo final) de acordo com uma lógica própria. Para isso, vamos citar apenas um aplicativo que, para nós, é o melhor para isso (disponível em versão web, desktop e mobile app):

ToDoIst

O Todoist funciona como uma versão mais bonita e clean do Wunderlist. Eles compartilham muitas funcionalidades, no entanto, o Todoist permite maior integração com outros usuário, além de uma interface mais agradável.

3. Como me comunicar com a equipe

Depois de organizar tarefas, é importante ter um canal onde a equipe possa se comunicar e levantar discussões sobre determinados assuntos envoltos ao projeto. WhatsAPP é um canal muito perigoso e precisa de muita disciplina para não se distrair. Claro que é impossível controlar se o colaborador está ou não usando o aplicativo, mas na hora de conversar sobre projetos, é importantíssimo que nada tire a sua atenção.

Todas as ferramentas abaixo foram desenvolvidas para serem meios de comunicação corporativos, inclusive tendo integração com a maioria das ferramentas citadas no item anterior.

Slack

O Slack é o queridinho de muitas empresas e não é à toa. O aplicativo de conversas funciona como um WhatsApp profissional. Nele você pode interagir com seus colaboradores sem precisar misturar com suas mensagens em aplicativos pessoais.

Ele permite criar grupos privados e abertos, o que facilita a transparência e permite o fluxo de informações dentro da empresa. É uma plataforma muito interativa, com integração com o Google Drive, Giphy, Trello, entre outros.

Discord

Para empresas com vários times remotos que precisam trabalhar juntos ou sincronizar as ações diminuindo o tempo de espera entre as mensagens. Funciona como um workplace. É possível realizar chamadas de vídeo, compartilhar tela e existe facilidade de transitar entre salas de voz.

Microsoft Teams

O Microsoft Teams é uma boa opção para organização de trabalhos e tarefas em grupo dentro do Microsoft Office 365. Trata-se de um adicional para a versão mais atual do Office, que funciona como chat e outras funções de interação entre os usuários.

O Teams é ainda configurável de acordo com sua necessidade, com abas possíveis e atalhos para documentos online, seguro, e também com chats privados, entre participantes do mesmo grupo. 

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